Субота, 16.12.2017, 03:14
Вітаю Вас Гість | RSS

Кунцівська школа    
ВІРТУАЛЬНИЙ МЕТОДИЧНИЙ КАБІНЕТ

Статистика

Онлайн всього: 1
Гостей: 1
Користувачів: 0

Каталог файлів

Головна » Файли » Директор школи » Дііловодство

Формування документів у справи
[ Викачати з сервера (56.0Kb) ] 18.09.2017, 14:33

 
Формування документів у справи

Основні терміни та поняття

Архівна справа — це галузь життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання діяльності юридичних і фізичних осіб, пов'язані із нагромадженням, обліком, зберіганням архівних документів та використанням відомостей, що в них містяться.

Архівний документ — це документ незалежно від його виду, виду матеріального носія інформації, місця, часу створення і місця зберігання та форми власності на нього, що припинив виконувати функції, для яких був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника також як об'єкт рухомого майна.

Діловодство — це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи із службовими документами.

Документ Національного архівного фонду — це архівний документ, культурна цінність якого визнана відповідною експертизою та який підлягає державному обліку і зберіганню.

Документ постійного зберігання — це архівний документ, строк зберігання якого необмежений.

Документ тимчасового зберігання — це архівний документ, строк зберігання якого становить не більше 10 років.

Документ тривалого зберігання — це архівний документ, строк зберігання якого становить понад 10 років.

Заголовок справи — це назва справи, що в стислій узагальненій формі відтворює склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.

Індекс справи — це умовне позначення арабськими цифрами у номенклатурі справ, що складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів та порядкового номера справи в межах підрозділу

Індивідуальна номенклатура справ — це зведена номенклатура справ установи, що складається з номенклатур справ структурних підрозділів та первинних громадських організацій, що діють в установі.

Номенклатура справ — це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.

Підсумковий запис — це запис, що наприкінці року вносить до номенклатури справ особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі, засвідчуючи кількість і категорії справ, фактично заведених за рік.

Формування справ — це групування документів, закінчених у діловодному році, у справи відповідно до номенклатури справ.

Примітка. Складено відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-ХІІ (із змінами), Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16 (із змінами), Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (із змінами).

Пам’ятка щодо формування документів у справи

  • Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;

  • групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком особових і перехідних справ (ведуть протягом кількох років);

  • вміщувати у справи лише оригінали документів або їх копії, засвідчені в установленому порядку;

  • не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового строків зберігання;

  • формувати справи обсягом не більше 250 аркушів або 30-40 міліметрів завтовшки.

  • Документи групують у справи в хронологічному та (або) логічному порядку.

  • Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групують разом із цими документами.

  • Накази з питань основної діяльності навчального закладу, з адміністративно-господарських питань та накази з кадрових питань (особового складу) групують у різні справи відповідно до їх видів та строків зберігання.

  • Протоколи засідань колегіальних органів навчального закладу групують у справи у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизують за датами та номерами протоколів, а у межах групи документів, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним засідання.

  • Доручення установ вищого рівня та документи, пов'язані з їх виконанням, групують у справи за напрямами діяльності навчального закладу або за авторами ініціативних документів.

  • Документи у невеликій кількості групують в одну справу та систематизують за датами доручень.

  • Листування групують за змістом і кореспондентською ознакою та систематизують у хронологічному порядку: документ-відповідь розміщують за документом-запитом.

  • Затверджені плани, звіти, кошториси групують у справи окремо від проектів цих документів.

  • В особових справах документи групують у хронологічному порядку в міру їх поповнення у такій послідовності:

  • внутрішній опис документів справи; заява про прийняття на роботу (контракт); направлення або подання;

  • особовий листок з обліку кадрів;

  • автобіографія; документи про освіту (копії);

  • витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про призначення, переведення на посаду, звільнення працівника;

  • доповнення до особового листка з обліку кадрів;

  • довідки та інші документи.

  • Копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не вміщують. Ці відомості вносять у доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

  • Особові рахунки працівників навчального закладу, відомості про нарахування заробітної плати та інші подібні фінансові документи систематизують протягом року в алфавітному порядку за прізвищами або помісячно.

Рекомендації щодо групування документів у справи

  • Групуйте документи у справи після їх виконання, надавайте їм найменування (заголовки), що у стислій узагальненій формі відображають склад і зміст документів у справах.

  • Пам'ятайте, що основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого її заводять.

  • Складайте заголовок справи з елементів, які розміщуйте у такій послідовності:

  • назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо);

  • автор документів (найменування закладу);

  • кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи);

  • короткий зміст документів справи (питання, з якого формують справу);

  • дата (період), до якої належать документи справи;

  • вказівки на наявність копій документів у справі (за потреби).

  • Уживайте термін «справа» у заголовках особових та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства.

  • Використовуйте термін «документи», а після нього в дужках зазначайте основні види документів справи у заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства.

  • Уживайте термін «документи» також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого розпорядчого документа навчального закладу.

  • Зазначайте період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому створено документи, або період їх фактичного виконання у заголовках справ, що містять планово-звітну документацію.

  • Указуйте кореспондента та короткий зміст документів у заголовках справ із листуванням.

  • Зазначайте загальну видову назву в заголовках справ, що містять листування з однорідними кореспондентами.

  • Пам'ятайте, що кожна справа, вміщена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами — індекс. Індекс справи в номенклатурі структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів та порядкового номера справи у межах підрозділу.

Примітка. Складено відповідно до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 (із змінами), та Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16 (із змінами).

Пам'ятка щодо складання номенклатур справ

  • Номенклатура справ встановлює в навчальному закладі єдиний порядок формування та обліку справ, сприяє оперативному пошуку документів за їх змістом і видом; є основою для складання описів справ постійного та тривалого строків зберігання (понад 10 років), а також для обліку справ тимчасового строку зберігання (до 10 років включно).

  • Індивідуальна номенклатура справ навчального закладу здебільшого складається з номенклатур справ структурних підрозділів.

  • Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє посадова особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, підписує керівник структурного підрозділу та погоджує керівник навчального закладу.

  • Під час розроблення індивідуальної номенклатури справ навчального закладу, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, для більш повного охоплення документообігу вивчають й аналізують діяльність навчального закладу в цілому. При цьому використовують положення (статут) про навчальний заклад та його структурні підрозділи; штатні розписи; описи справ за минулі роки; ураховують завдання навчального закладу на наступний рік.

  • Під час складання індивідуальної номенклатури справ навчального закладу використовують структурний або функціональний принцип її побудови.

  • Структурний принцип застосовують у разі чітко встановленої структури навчального закладу. Розділами в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів.

  • Функціональний принцип побудови індивідуальної номенклатури справ навчального закладу використовують у разі розподілу основних функцій відповідно до напрямів діяльності між працівниками навчального закладу.

  • До індивідуальної номенклатури справ навчального закладу вміщують справи, що фактично заведені в діловодстві та відображають усі документовані ділянки роботи навчального закладу.

  • Справи з питань, розв'язання яких триває більше одного року або які ведуть впродовж кількох років, вносять до індивідуальної номенклатури справ навчального закладу кожного року протягом всього терміну їх розв'язання або ведення.

  • Індивідуальну номенклатуру справ навчального закладу схвалює комісія з проведення експертизи цінності документів (далі — експертна комісія) та затверджує керівник навчального закладу.

  • Навчальний заклад, у діяльності якого не утворюють документи Національного архівного фонду, погоджує індивідуальну номенклатуру справ з експертними комісіями органів вищого рівня. За відсутності установи вищого рівня індивідуальну номенклатуру справ погоджує експертна комісія навчального закладу.

  • Новостворений навчальний заклад незалежно від форми власності протягом року з дня реєстрації подає номенклатуру справ на розгляд експертно-перевірній комісії відповідного державного архіву.

  • Наприкінці року індивідуальну номенклатуру справ навчального закладу обов'язково закривають підсумковим записом.

  • Навчальний заклад, у діяльності якого не утворюють документи Національного архівного фонду, може складати індивідуальну номенклатуру справ у трьох примірниках, якщо він не погоджує її з органом вищого рівня, та у двох примірниках, якщо навчальний заклад не має структурного поділу.

  • Індивідуальну номенклатуру справ навчального закладу та номенклатури справ структурних підрозділів щорічно не пізніше грудня переглядають і уточнюють. Після внесення змін їх передруковують, затверджують у керівника навчального закладу та вводять у дію з 1 січня нового року.

  • Індивідуальну номенклатуру справ навчального закладу слід погоджувати з відповідним державним архівом або органом вищого рівня один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи навчального закладу.

Примітка. Складено відповідно до Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16 (із змінами).


Категорія: Дііловодство | Додав: Nicolaj
Переглядів: 67 | Завантажень: 6 | Рейтинг: 0.0/0
Всього коментарів: 0
Ім`я *:
Email *:
Код *:
Пошук
Реклама

Copyright Кунцівська ЗОШ I-III ступенів © 2017