Субота, 19.08.2017, 12:58
Вітаю Вас Гість | RSS

Кунцівська школа    
ВІРТУАЛЬНИЙ МЕТОДИЧНИЙ КАБІНЕТ

Статистика

Онлайн всього: 3
Гостей: 3
Користувачів: 0

Каталог файлів

Головна » Файли » Директор школи » Дііловодство

Ведення Алфавітної книги
[ Викачати з сервера (67.5Kb) ] 29.12.2015, 16:17

Ведення Алфавітної книги

Коли паперової роботи дуже багато, дотримуватися всіх вимог до оформлення документів нелегко. Нагадаємо вимоги до ведення Алфавітної книги запису учнів

Основними нормативно-правовими актами, що регулюють порядок ведення Алфавітної книги запису учнів (далі — Алфавітна книга) у загальноосвітніх навчальних закладах, є:

  • Типова інструкція з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів, затверджена наказом Міністерства освіти і науки України від 28.07.2013 № 1239 (далі — Інструкція).
  • наказ Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України «Про затвердження єдиних зразків обов’язкової ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності» від 10.05.2011 № 423;

ЧИТАЙТЕ ТАКОЖ:
Контроль за веденням Алфавітної книги

Заповнення Алфавітної книги

Алфавітна книга є документом суворої звітності. Її обов’язково ведуть у кожному загальноосвітньому навчальному закладі.

Заповнюючи Алфавітну книгу, використовують дані особових справ учнів.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Особова справа має номер, який відповідає порядковому номеру запису учня в Алфавітній книзі. На особовій справі учня цей номер проставляють у вигляді дробу. Наприклад, номер особової справи № С/4 означає, що учень записаний до Алфавітної книги на літеру «С» за порядковим номером 4.

У разі використання сторінок Алфавітної книги на ту чи ту літеру записи продовжують вносити у нову Алфавітну книгу в порядку наступних номерів за кожною літерою.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Усі записи до Алфавітної книги слід вносити кульковою ручкою чітко, охайно. Виправлення в Алфавітній книзі скріплюють підписом керівника навчального закладу та печаткою.

У Алфавітній книзі записують прізвища, імена, по батькові учнів, які:

  • вступили до навчального закладу;
  • навчаються у навчальному закладі;
  • вибули з навчального закладу.

Також в Алфавітній книзі роблять підсумкові записи.

Записи про вступ учнів

Прізвища учнів до списку записують в алфавітному порядку, незалежно від класів, у яких вони навчаються. Для кожної літери алфавіту відводять окремі сторінки Алфавітної книги. Крім того, кожній літері присвоюють порядковий номер.

Записи про вибуття учнів

Особливо уважно слід вести записи про вибуття учнів із навчального закладу. Вибулими вважають учнів, які:

  • закінчили загальноосвітній навчальний заклад;
  • переїхали на нове місце проживання;
  • переведені до іншого навчального закладу.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Тимчасове припинення навчання учня (наприклад, через хворобу) в Алфавітній книзі не відмічають.

Вибуття учнів з навчального закладу оформлюють наказом керівника навчального закладу із зазначенням причини вибуття. Одночасно у графу 21 Алфавітної книги вносять номер і дату цього наказу, а в графі 23 вказують конкретну причину вибуття учнів з навчального закладу.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Особову справу учня, який вибув з навчального закладу, видають батькам на підставі їхньої письмової заяви та за наявності відмітки про вибуття учня з навчального закладу в Алфавітній книзі.

Якщо учень, який вибув з навчального закладу раніше, і вибуття його оформлене відповідним наказом, знову зарахований до навчального закладу, то дані про цього учня вносять до Алфавітної книги під новим порядковим номером. При цьому дату вступу учня до школи з поміткою «Поверн.» записують у графі «Дата вступу до школи».

Наведемо приклади внесення записів до Алфавітної книги.

Приклади внесення записів
до Алфавітної книги запису учнів

До графи «Рік, місяць і число народження» запис можна внести так: 01.10.2008, якщо дитина народилася 1 жовтня 2008 року.

У графі «Стать» пишуть одну літеру: Ж або Ч.

У графі «Дата вступу до школи» зазначають дату: 01.09.2015.

У графі «Домашня адреса» зазвичай записують адресу місця проживання (реєстрації) дитини, яку вказали батьки у заяві про її зарахування до загальноосвітнього навчального закладу.

До графи «Відмітка про видачу особової справи»:

  • якщо учень вибуває з навчального закладу, вносять запис видано;
  • якщо учень закінчив навчальний заклад, вносять запис, який свідчить, що особову справу передано до архіву навчального закладу: архів.
Підсумкові записи

На початку та наприкінці навчального року в першому розділі Алфавітної книги підбивають підсумки руху учнів за кожною літерою. Зведені дані заносять до другого розділу Алфавітної книги (див. Додаток).

Додаток
Приклад заповнення розділу II Алфавітної книги
запису учнів «Зведення даних руху учнів по школі»

II. Зведення даних руху учнів по школі
Навчальні роки   Вступило учнів У т.ч. з інших шкіл Вибуло учнів З них вибуло з причин Фактично навчається учнів
закінчення школи переходу до інших шкіл з інших причин
1 2 3 4 5 6 7 8 9
2014/2015 На початок
навчального
року
30 10 4   4   125
  На кінець
навчального
року
5   23 23     98

Порядок внесення підсумкових записів до першого розділу Алфавітної книги такий:

  • на початку навчального року після видання керівником навчального закладу наказу про зарахування учнів 1, 5, 10-х класів до навчального закладу та внесення до кожної літери списку учнів нових записів до першого розділу Алфавітної книги вносять підсумковий запис;
  • наприкінці навчального року після рішення педагогічної ради, видання відповідних наказів керівником навчального закладу та внесення до кожної літери списку учнів нових записів до першого розділу Алфавітної книги вносять підсумкові записи про:
  • вибуття учнів 11-х класів з навчального закладу;
  • переведення учнів початкової школи (1-4-ті класи);
  • переведення учнів 5-8-х, 10-х класів;
  • вибуття учнів 9-х класів з навчального закладу.

Учні, які закінчили 9-ті та 11-ті класи, вибувають із навчального закладу до закінчення навчального року. Тому їх не зараховують до кількості учнів на кінець навчального року.

Оформлення та збереження Алфавітної книги

Алфавітна книга повинна бути прошнурована, пронумерована по сторінках і скріплена підписом керівника навчального закладу та печаткою навчального закладу.

За ведення і збереження Алфавітної книги відповідає керівник навчального закладу. Але зазвичай цю книгу веде секретар навчального закладу.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Термін зберігання Алфавітної книги після її закінчення — 50 років.

Алфавітну книгу зберігають у спеціально обладнаних шафах, обмежуючи доступ до неї сторонніх осіб.


Категорія: Дііловодство | Додав: Nicolaj | Теги: книга, алфавітна
Переглядів: 1122 | Завантажень: 69 | Рейтинг: 0.0/0
Всього коментарів: 0
Ім`я *:
Email *:
Код *:
Пошук
Реклама

Copyright Кунцівська ЗОШ I-III ступенів © 2017